L'essentiel. L'administration applique automatiquement un abattement de 10 % sur vos salaires, encadré par un plancher et un plafond. Vous n'avez intérêt à opter pour les frais réels que si le total de vos dépenses professionnelles dépasse ce montant. Notre simulateur de frais réels fait la comparaison.
Le principe : une comparaison, rien de plus
L'abattement de 10 % est appliqué d'office sur vos salaires déclarés, sans aucune démarche ni justificatif. Il est censé couvrir forfaitairement vos frais professionnels : trajets, repas, documentation, vêtements de travail.
Opter pour les frais réels revient à renoncer à cet abattement pour déduire vos dépenses effectives. L'opération n'est donc intéressante que si le total réel dépasse le forfait, et il faut alors être en mesure de justifier chaque euro.
L'option se prend chaque année, individuellement, et peut être choisie par un seul membre du couple. Rien ne vous engage d'une année sur l'autre : vous pouvez opter une année et revenir au forfait l'année suivante.
Ce que vous pouvez déduire
Les postes déductibles sont plus larges que la seule voiture, ce qui explique pourquoi beaucoup de contribuables passent à côté.
- Les frais de trajet domicile-travail, calculés au barème kilométrique. C'est le poste dominant dans la grande majorité des dossiers.
- Les frais de repas pris hors du domicile, pour la fraction dépassant la valeur d'un repas pris chez soi, et déduction faite d'une éventuelle participation de l'employeur.
- Les frais de double résidence, lorsque votre emploi vous impose un second logement.
- Les frais de télétravail, selon un forfait ou pour leur montant réel justifié.
- Les frais de formation engagés pour améliorer votre situation professionnelle.
- Le matériel et la documentation professionnels, amortis s'ils dépassent un certain montant.
Qui a intérêt à basculer
Quelques profils tirent presque toujours avantage des frais réels, d'autres presque jamais.
- Domicile-travail long : au-delà d'une trentaine de kilomètres aller, le barème kilométrique dépasse rapidement l'abattement forfaitaire.
- Salaire modeste avec trajets importants : l'abattement étant proportionnel au salaire, il est faible, alors que les frais de trajet ne le sont pas.
- Double résidence imposée par l'emploi : le poste est lourd et souvent décisif.
- À l'inverse, un salarié bien rémunéré travaillant près de chez lui a rarement intérêt à quitter le forfait.
Un piège à connaître : si vous optez pour les frais réels, vous devez réintégrer dans vos revenus imposables les remboursements de frais versés par votre employeur, ainsi que la part patronale des titres de transport. L'arbitrage se fait donc sur un solde, pas sur les seules dépenses.
Les justificatifs, et le vrai niveau d'exigence
Vous n'avez pas à joindre de pièces à votre déclaration, mais vous devez pouvoir tout produire en cas de contrôle, pendant le délai de reprise de l'administration.
Conservez donc la carte grise du véhicule, un relevé des kilomètres parcourus, vos justificatifs de repas, vos quittances de loyer pour une double résidence, et les factures de matériel. Un tableau tenu au fil de l'année vaut mieux qu'une reconstitution en avril.
Le montant total déclaré doit être détaillé dans la rubrique prévue à cet effet. Une déclaration de frais réels non détaillée est le premier motif de demande d'explications.
Et les indépendants ?
Ce raisonnement concerne les salariés. Les travailleurs indépendants relèvent d'une logique différente : en micro-entreprise, un abattement forfaitaire s'applique sur le chiffre d'affaires selon la nature de l'activité, sans possibilité de déduire les frais réels.
C'est précisément l'un des points de bascule entre micro-entreprise et régime réel. Notre simulateur de micro-entreprise permet de comparer les deux régimes selon votre niveau de charges.
Questions fréquentes
Puis-je changer d'option chaque année ?
Oui. L'option se prend annuellement et n'engage pas l'année suivante. Vous pouvez donc déclarer aux frais réels une année où vos dépenses ont été élevées, puis revenir au forfait.
Dois-je réintégrer les remboursements de mon employeur ?
Oui, si vous optez pour les frais réels. Les indemnités et remboursements de frais versés par l'employeur doivent être ajoutés à vos revenus imposables, ce qui réduit le gain net de l'option.
Les deux membres d'un couple doivent-ils choisir la même option ?
Non. L'option est individuelle : l'un peut déclarer ses frais réels tandis que l'autre conserve l'abattement forfaitaire.
Le télétravail est-il déductible ?
Oui, selon un forfait par jour télétravaillé ou pour le montant réel justifié. Si votre employeur vous verse déjà une allocation de télétravail exonérée, vous ne pouvez pas déduire deux fois les mêmes frais.