Quand et comment convoquer un salarié à un entretien préalable ?
La convocation à entretien préalable est une étape obligatoire avant tout licenciement ou toute sanction disciplinaire plus grave qu'un avertissement (mise à pied, rétrogradation, mutation imposée). Elle doit être adressée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. L'entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre au salarié.
La convocation doit mentionner l'objet de l'entretien (licenciement ou sanction envisagés), la date, l'heure et le lieu, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister. Elle ne doit pas mentionner la sanction définitive qui sera prononcée, car l'entretien a précisément pour objet de recueillir les explications du salarié avant toute décision.
Le droit à l'assistance du salarié lors de l'entretien préalable
Lors de l'entretien préalable, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise (collègue, délégué syndical, membre du CSE). Si l'entreprise ne dispose pas de représentants du personnel, le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié, inscrit sur une liste établie par la DREETS. L'employeur est tenu d'informer le salarié de cette faculté dans la lettre de convocation.
Quels délais respecter après l'entretien préalable ?
Pour un licenciement, la lettre de notification ne peut être envoyée qu'au minimum 2 jours ouvrables après l'entretien. Pour une sanction disciplinaire, la sanction doit être notifiée dans un délai maximum d'un mois suivant l'entretien. Passé ce délai, l'employeur ne peut plus prononcer la sanction pour les mêmes faits.
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Questions fréquentes sur l'entretien préalable
Que se passe-t-il si le salarié ne se présente pas à l'entretien ?
Si le salarié dûment convoqué ne se présente pas à l'entretien préalable sans motif légitime, l'employeur peut poursuivre la procédure et prononcer la sanction envisagée. L'absence du salarié ne vicie pas la procédure. Il est toutefois conseillé de mentionner dans le dossier que le salarié ne s'est pas présenté.
L'employeur peut-il changer la sanction après l'entretien ?
Oui. L'entretien préalable permet précisément à l'employeur de recueillir les explications du salarié avant de prendre sa décision. Après l'entretien, l'employeur peut décider de ne prononcer aucune sanction, d'opter pour une sanction moins lourde, ou de confirmer la sanction initialement envisagée. Il peut même, si les faits le justifient, prononcer une sanction plus grave (par exemple un licenciement au lieu d'une mise à pied).
L'entretien préalable est-il obligatoire pour un simple avertissement ?
Non. L'entretien préalable n'est obligatoire qu'à partir d'une certaine gravité de la sanction envisagée. Pour un simple avertissement, l'employeur peut notifier la sanction directement par écrit sans convoquer le salarié à un entretien. En revanche, dès lors qu'une mise à pied disciplinaire, une rétrogradation ou un licenciement est envisagé, la convocation à entretien préalable est impérative.
La convocation peut-elle être envoyée par email ?
La loi impose que la convocation soit remise en main propre contre décharge ou adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Un envoi par email simple n'est pas suffisant pour faire courir le délai légal de 5 jours ouvrables. Toutefois, si le règlement intérieur ou un accord collectif le prévoit expressément, d'autres modes de notification peuvent être admis.